Usaha  dapat diartikan sebagai kegiatan untuk mencapai kesejahteraan, yakni dalam memenuhi kebutuhan materil dan spiritual dimana kebutuhan materil dapat dipenuhi melalui perolehan pendapatan (income), sementara kebutuhan spiritual dapat terpenuhi apabila pelaku agribisnis dapat memenuhi kebutuhan dan kepuasan konsumen. Untuk itu agribisnis harus dikelola secara benar agar kinerja usaha mempunyai tingkat efisiensi yang tinggi. Hal ini dapat diukur melalui analisis usaha / bisnis dari data-data yang tercatat. Pencatatan dan pembukuan usaha dalam agribisnis merupakan bentuk pengukuran tertulis dari tingkat keberhasilan usaha. Maka dari itu dua hal ini mutlak diperlukan. Nah apa pula sebenarnya perbedaan dari keduanya. Mari kita bahas.

Pencatatan usaha sendiri merupakan serangkaian kegiatan untuk mencatat semua aktivitas usaha yang dapat digunakan sebagai bahan laporan, sementara itu pembukuan usaha merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam mencatat semua perubahan atau transaksi yang telah dilakukan baik menyangkut uang atau barang-barang berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan guna kelancaran usaha tersebut. Lantas, apa saja jenis dan macam pencatatan usaha tersebut? Berikut penjelasannya saya tuangkan secara detail. Macam-macam Pencatatan Usaha

  1. Pencatatan Data Inventaris, yakni mencatat seluruh inventaris yang dimiliki suatu perusahaan agribisnis pada waktu tertentu, menilai masing-masing inventaris untuk membantu dalam menetapkan kekayaan (assets) dan hutang (leabilities), membandingkan nilai inventaris pada tahun sekarang dengan tahun sebelumnya, sebagai bahan untuk membuat pencatatan neraca (balance sheet) untuk laporan  usaha.
  2. Pencatatan Data Produksi, merupakan mencatat kegiatan-kegiatan dalam proses produksi,  yaitu: tenaga kerja yg digunakan, jumlah produksi, bagian produksi yang dikonsumsi sendiri dan membandingkan jumlah produksi saat ini dengan tahun-tahun sebelumnya.

Produksi usaha pertaninan selalu dicatat dalam satuan. Pencatatan dalam bentuk fisik merupakan ciri dari catatan ini yang menunjukkan jumlah produksi, jumlah bahan/ sarana produksi yang digunakan serta memberikan keterangan untuk persiapan suatu perencanaan usaha. Dalam jangka pendek, catatan produksi ini sangat penting untuk memilih tanaman/ ternak/ komoditi apa yang baik untuk pengembangan usaha. Beberapa jenis pencatatan ini antara lain:

  • Catatan Produksi Tanaman yaitu pencatatan dalam buku sederhana tentang jenis komoditi, lahan /  tempat, biaya produksi/input dan produksi/output.
  • Catatan Pengolahan Tanah yaitu pencatatan tentang waktu, alat, tenaga kerja dan biaya-biaya yang dikeluarkan.
  • Catatan Ternak yakni pencatatan-pencatatan tentang peningkatan produktivitas dan   untuk seleksi.
  • Catatan Tenaga Kerja yaitu pecatatan yang memuat jumlah tenaga kerja, jenis (Laki-laki, perempuan, anak-anak), biaya tenaga kerja (keluarga / upahan) dan peralatan yang digunakan.
  • Catatan Pakan yakni volume pakan yg diberikan harus dicatat dengan tepat karena pakan merupakan bagian yang terbesar untuk kebutuhan ternak
  • Catatan Pemakaian Produksi Usaha yaitu berisi catatan pembelian dan penjualan produksi usaha, jumlah pemakaian. Perubahan pada inventaris perlu tercatat dengan baik.

3.  Pencatatan Data Keuangan

Macam macamnya adalah:

  • Catatan bukti transaksi bisnis, merupakan dokumen asli bahan utama berupa “slip“ atau bukti-bukti penjualan; penerimaan; cek; faktur-faktur; kartu jam kerja; rekening; dsb.
  • Jurnal, adalah catatan semua transaksi bisnis dalam urutan kronologis, perkiraan berjalan (running account) dari transaksi kegiatan sehari-hari. Disebut juga sebagai catatan awal untuk    bisnis (book of original entry).
  • Buku Besar, disebut juga perkiraan/ rekening (account).  Perkiraan adalah: catatan terpisah untuk setiap kategori informasi, misal: mengenai aktiva (assets); kewajiban / pasiva (leabilities); informasi tentang pendapatan dan beban. Pemindahan dari jurnal ke buku besar disebut pemosan (posting) dan untuk jangka yang teratur.

PEMBUKUAN USAHA

  1. Neraca, merupakan ikhtisar dari semua hak milik hutang dan penanaman modal yang telah dilakukan oleh pemilik dalam bisnis. Neraca terdiri dari 3 komponen, yaitu: komponen yang menggambarkan kekayaan (assets/aktiva); yg menggambarkan semua hutang (leabilities / pasiva); selisih antara kekayaan dan hutang (nilai bersih / saldo).
  • Assets lebih besar dari hutang: saldo positif dan merupakan kekayaan bersih perusahaan (owner’s equity).
  • Hutang lebih besar dari assets: maka nilai bersih disebut saldo negatif (perusahaan defisit).
  • Saldo disimpan disebelah neraca yang jumlahnya lebih kecil,untuk menjadikan neraca seimbang.

Bentuk neraca

  • Bentuk Staffel  (satu halaman), dimana daftar harta (kekayaan), hutang  dan  modal  tersusun secara berurutan dari atas kebawah.
  • Bentuk Skontro (dua halaman), dimana daftar harta (kekayaan) sebelah kiri / debet, daftar hutang dan modal di sebelah kanan/ kredit.

2. Laporan Laba-rugi, adalah ringkasan dari semua penerimaan ditambah keuntungan dikurangi semua pengeluaran ditambah                kerugian, sama dengan pendapatan bersih / kerugian bersih dalam jangka waktu tertentu, contoh terlampir. Laba                                    merupakan tolok ukur utama atas efisiensi manajemen.

3. Laporan arus tunai, disebut juga laporan arus sumber dan pemakaian uang, catatan keluar masuknya uang oleh transaksi-                    transaksi keuangan selama waktu tertentu, terdiri;

  • Arus masuk tunai.

Sumber berasal dari hasil-hasil penjualan produk dan pembayaran-pembayaran dari pemerintah (dana subsidi), hasil                            penjualan barang-barang produksi, pendapatan dari sumber luar pertanian seperti: bunga modal, deviden dan upah,                              penjualan kertas berharga, pinjaman dan modal milik pribadi dari luar perusahaan agribisnis.

  • Arus keluar tunai.

Sumber berasal dari biaya operasional, investasi modal seperti: tanah, bangunan dsb, pembelian kertas-kertas berharga,                     pembayaran hutang uang, pengeluaran uang tunai untuk konsumsi, pajak, pembayaran deviden, bunga, penarikan modal                     milik pribadi untuk hadiah dan liburan,dsb.

SUMBER :

http://penyuluhagam.blogspot.com/2013/04/administrasi-dan-pencatatan-dalam-usaha.html